Blog Listing

Заявление, которое оградит компенсацию расходов от НДФЛ

Служебный автомобиль сломался в пути, и сотрудник компании из своего кармана оплатил его ремонт либо услуги такси. Подобные незапланированные расходы – рядовая ситуация. Как правило, у сотрудников в таких случаях нет при себе подотчетных сумм, поэтому вынужденные служебные расходы оплачиваются за счет личных средств, а затем компания их компенсирует. Оформить необходимые документы важно, чтобы налоговики не посчитали такую компенсацию доходом работника, с которого нужно заплатить НДФЛ. А также не смогли придраться к признанию выплаченной компенсации в составе расходов при расчете налога на прибыль.

Запрета на приобретение сотрудниками товаров, работ, услуг, предназначенных для компании, с последующим возмещением им понесенных расходов законодательство не содержит. Но так как предварительно подотчетных денег в кассе сотрудники в этом случае не получали, авансовый отчет составлять не нужно.

Возместить сотруднику расходы в этом случае компания может на основании его письменного заявления или служебной записки с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы.

Унифицированной формы такого документа нет, поэтому его можно составить в произвольной форме (см. образец). Однако, чтобы убедить налоговиков в том, что это не доход сотрудника, а простое возмещение расходов, в заявлении стоит максимально детально описать цели и обстоятельства, при которых были произведены расходы. При подобном оформлении проблем с признанием таких выплат в налоговом учете возникнуть не должно.

Поскольку компания возмещает сотруднику расходы, которые он понес за свой счет в ее интересах и с ее согласия, то доходов у работника, а значит, и объекта налогообложения по НДФЛ не возникает (ст. 209 Налогового кодекса). Равно как по ЕСН и страховым взносам на обязательное пенсионное страхование. Ведь компенсация незапланированных затрат не относится к выплатам по трудовому договору или гражданско-правовому договору на выполнение работ или оказание услуг (ст. 236 Налогового кодекса, п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15.12.01 № 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации»). Также не нужно платить страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (п. 10 Перечня выплат*).

* Перечень выплат, на которые не начисляются страховые взносы на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве, утвержден постановлением Правительства РФ от 07.07.99 № 765.



Оставить комментарий